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Servidor de informes JClic
Configuración estándar con MS-Access


ACTUALIZACIÓN 10/Oct/2016: La versión 8 de Java ya no incorpora el conector JDBC-ODBC que se utilizaba hasta ahora para acceder las bases de datos MSAccess. Se ha actualizado la documentación para explicar como conseguir la misma funcionalidad con el complemento de software libre UCanAccess


MS-Access es un sistema de bases de datos integrado en el paquete ofimático Microsoft Office, muy popular en entornos Windows. A pesar de tener unas prestaciones limitadas, puede ser un sistema de almacenaje de datos suficiente en organizaciones pequeñas y medianas (hasta unos 500 usuarios). En organizaciones mas grandes se recomienda el uso de la modalidad avanzada, con un sistema profesional de bases de datos como mySQL.

Para efectuar las operaciones que se detallan a continuación es necesario operar con un usuario de Windows que tenga derechos de administración del sistema y, por supuesto, que esté instalada alguna versión de Access. También deberé estar instalado el componente de acceso a orígenes de datos ODBC, que es un elemento opcional de Windows.

1. Creación de la base de datos

Ponga en marcha Access, indique que desea crear una nueva base de datos y localice una carpeta donde guardarla. No es necesario que sea una carpeta pública. Dele el nombre que desee. En este documento le llamaremos JClicReports.mdb.

Una vez creada la base de datos ya puede cerrar Access. De momento no lo vamos a necesitar más.

En principio basta con crear una base de datos en blanco, pero para probar el funcionamiento del sistema le aconsejamos descargar un conjunto de datos de demostración:

Descargue el archivo que mejor corresponda a su sistema y extraiga su contenido en la carpeta en la que acaba de crear la base de datos en blanco.

Si desea utilizar los datos de demostración cambie el nombre del archivo JClicReports.mdb a JClicReports_vacío.mdb, y cambie también el de JClic_test_xxx.mdb para que sea JClicReports.mdb.

2. Configuración del conector

  • Descargue el archivo UCanAccess-x.y.z-bin.zip desde: https://sourceforge.net/projects/ucanaccess/
  • Extraiga su contenido y copie el archivo unacaccess-x.y.z.jar en la carpeta de extensiones de Java, que se encuentra normalmente en:
    C:\Program Files\Java\jre_xxx\lib\ext
  • Copie también en esta carpeta todos los archivos que se encuentran en el directorio "lib" del archivo que ha descargado: commons-lang-2.6.jar, commons-logging-1.1.1.jar, hsqldb.jar, jackaccess-2.1.3.jar

Con esto ya tiene el sistema preparado para funcionar con UCanAccess

IMPORTANTE: Cuando se actualice Java en su ordenador deberá copiar los archivos a la carpeta "lib/ext" de la nueva ubicación ("C:\Program Files\Java\jre_xxx\lib\ext" donde "xxx" habrá cambiado de número).

3. Configuración de JClic reports

Para poner en marcha JClic reports puede optar entre hacer clic en el icono situado en la página de descarga de JClic o en alguno de los iconos que se crearán en el escritorio y en el menú Inicio después de haberlo utilizado un par de veces. También puede descargar y ejecutar el instalador, que copiará el programa en su ordenador y creará un icono en el menú Inicio. Esta segunda opción tiene el inconveniente de que la aplicación no se actualiza automáticamente al publicarse nuevas versiones, a diferencia de lo pasa con Java WebStart.

  • Haga clic en Configuración...
  • Active la pestaña Base de datos.
  • Escriba en Controlador la expresión: net.ucanaccess.jdbc.UcanaccessDriver
  • Escriba en URL la expresión: jdbc:ucanaccess://xxxx
    donde "xxxx" es el camino completo al archivo de base de datos que se ha creado al inicio. Por ejemplo, si el archivo se encuentra en "C:\Users\super\Desktop\JClic.mdb", deberá escribir: "jdbc:ucanaccess://C:\Users\super\Desktop\jclic_test_access2000.mdb"
    Es importante escribirlo tal como se indica, teniendo en cuenta los puntos, sin espacios y distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
  • Escriba el nombre de usuario de la base de datos y la contraseña. En el ejemplo se han utilizado los siguientes datos:
    • Usuario: jclic_user
    • Contraseña: jclic_pwd
  • Deje marcada la casilla Crear tablas si no existen, y deje también el prefijo JCLIC_ para los nombres de las tablas.
  • Confirme la operación en Aceptar.

Con eso tendrá JClic reports preparado para trabajar con la base de datos.

Para comprobar el funcionamiento haga clic en Iniciar el navegador. Si todo ha ido correctamente se pondrá en marcha Firefox, Internet Explorer o cualquier otro navegador (se puede seleccionar en Opciones) donde se mostrará una primera página en la que se pide una contraseña, que inicialmente hay que dejar en blanco. Si ha cargado los datos de demostración puede entrar en los informes de grupo y de usuario, y visualizar los diversos tipos de tablas y gráficos que ofrece el programa.

En este momento puede ser conveniente navegar hacia la sección Administración de la base de datos y realizar dos operaciones:

  • Establecer una contraseña, que impedirá que personas no autorizadas tengan acceso a la aplicación.
  • Decidir la política de altas de nuevos usuarios. Hay tres opciones:
    1. Dejar que cualquier usuario pueda crear grupos y darse de alta con el nombre que desee.
    2. Crear manualmente los grupos, y dejar que los alumnos lo seleccionen y se den de alta por si mismos la primera vez que utilicen JClic.
    3. Crear manualmente todos los grupos y usuarios, o importarlos de alguna otra base de datos. Para efectuar importaciones le resultará útil consultar el esquema de tablas de JClic reports.
    En la mayoría de casos lo mas recomendable es empezar por la segunda opción, impidiendo más adelante la creación de nuevos usuarios, cuando todos los alumnos se hayan dado ya de alta.

4. Configuración de los clientes JClic

Es necesario configurar los clientes JClic para que se conecten con el servidor JClic reports y le envíen información sobre las actividades realizadas.

Los pasos a seguir son:

  1. Asegúrese de que JClic reports esté funcionando en algún ordenador de la red.
  2. Haga clic en Configuración de JClic reports y vaya a la pestaña Servidor web. Anote el valor del Puerto de comunicaciones, que normalmente es 9000.
  3. Averigüe también el nombre o la dirección IP del ordenador en el que funciona JClic reports. Puede utilizar su nombre de red (por ejemplo, “servidor”) o su dirección IP (cuatro números separados por puntos, como por ejemplo “192.168.1.10”). Una manera rápida de averiguar la dirección IP es abrir una ventana del indicador de órdenes (o "ventana MS-DOS", en el grupo Accesorios) y escribir: "ipconfig".
  4. Ponga en marcha JClic desde cualquier ordenador de la red. Puede hacerlo mediante el botón que se muestra en la página de descarga de JClic, o desde los iconos que se crearán en el escritorio y en el menú Inicio cuando lo haya activado un par de veces. En la sección de preguntas frecuentes encontrará más información sobre l creación de accesos directos para poner en marcha JClic.
  5. En JClic, vaya a Herramientas - Configuración y seleccione la pestaña Informes.
  6. Marque la casilla Guardar los resultados de las actividades en una base de datos.
  7. Seleccione la opción Conectarse a un servidor de informes JClic, y escriba en el campo Servidor el nombre o la IP del ordenador en el que está funcionando JClic reports, seguido de dos puntos y el número de puerto. Será una expresión similar a una de estas:

    192.168.1.10:9000
    servidor:9000

  8. Confirme los cambios, cierre JClic y vuelva a ponerlo en marcha. Si todo va bien debería aparecer la pantalla de identificación, y JClic reports empezará a registrar los resultados de todas las actividades que realice.
  9. Repita los pasos 4, 5, 6 y 7 en todos los ordenadores en los que desee activar el sistema de informes de JClic.

Consejos

  • Recuerde realizar copias de seguridad de la base de datos con regularidad. Basta con guardar en algún lugar seguro el archivo JClicReports.mdb que ha creado al principio.
  • Vaya con cuidado si manipula directamente la base de datos con MS-Access. Puede añadir todo tipo de consultas, formularios e informes para obtener otras visualizaciones de los datos, pero procure no modificar los nombres o las características de las tablas, aunque parezca que no sirven para nada. En todo caso, haga copias de seguridad antes de experimentar.
  • La contraseña de acceso a la base de datos permite efectuar todo tipo de operaciones, desde consultar resultados hasta borrar usuarios y grupos enteros. En futuras versiones mejoraremos este sistema creando diversos perfiles de administración y acceso, pero actualmente hay una única llave de acceso al sistema. Manténgala en lugar seguro.
  • Si necesita más seguridad (acceso restringido a la base de datos, monitorización de accesos, etc.) instale la modalidad avanzada, que utiliza la base datos mySQL y el servidor de aplicaciones Apache Tomcat, preferiblemente bajo Linux.

 


 
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